Update 2010

Geplaatst op november 26th, 2010

Op 26 november heeft een update van de Onderwijscalculator plaatsgevonden. Er is een aantal functies bijgekomen en er is een aantal verbeteringen en aanpassingen doorgevoerd. Hieronder is beschreven om welke wijzigingen het gaat. Bij de meeste beschrijvingen is een schermafdruk toegevoegd. Zo is te zien waar in de Onderwijscalculator de aanpassingen zijn terug te vinden. Let daarvoor vooral op de regel ‘U bent hier:’ bovenaan in de afbeeldingen.


Budget in fte’s op teamniveau
In de vorige versie was het alleen mogelijk om het aantal ‘fte’s beschikbaar per medewerkersoort’ op te geven op sectorniveau. Het fte-budget voor een team was op te geven als een totaal, maar niet uit te splitsen naar bijvoorbeeld docent, assistent, instructeur. Nu is het mogelijk om dit wel te doen.

Let op!: Als je voor de eerste keer bij ‘Beheer’ op teamniveau klikt op ‘Medewerkers’, dan wordt het getal linksboven op nul gezet. Onthoud dus even welk getal daar staat, voordat je op ‘Medewerkers’ klikt.

Tabblad ‘extra’
Binnen een opleiding is het nu mogelijk om een tabblad met het kenmerk ‘extra’ aan te maken. Sommige opleidingen bestaan uit een basisprogramma, waarbij voor een aantal deelnemers nog wat extra’s wordt geboden. Zoals bijvoorbeeld extra examentraining. Tot nu toe was het alleen mogelijk om voor alle deelnemers in een leerjaar deze activiteit op te nemen. Met behulp van het tabblad ‘extra’ kun je nu activiteiten aanmaken die slecht voor een aantal deelnemers bestemd zijn. Het gaat om activiteiten die niet meetellen voor de urennorm binnen een leerjaar.

Rechtsboven kun je zien dat de deelnemers op het tabblad ‘extra’ niet meetellen bij ‘aantal deelnemers’. Dit omdat de activiteiten voor een selectie van deze 240 deelnemers is. Het zijn geen extra deelnemers aan de opleiding. Ook werkt dit tabblad niet met een ‘totaal aantal deelnemers’ in een leerjaar. Je kunt per activiteit aangeven op hoeveel deelnemers de activiteit het betrekking heeft. Is het een activiteit voor 15 deelnemers, vul dan 15 in als groepsgrootte. Is het een activiteit voor 30 deelnemers (verdeeld over twee groepen), vul dan 30 deelnemers in en 2 begeleiders en 2 ruimten. De kosten die gemaakt worden voor deze activiteiten worden doorgerekend aan de opleiding.


Automatische berekening voor- en nazorg
Het is nu mogelijk om op teamniveau een percentage voor- en nazorg te koppelen aan een ‘primaire activiteitensoort’. Zo kun je nu bijvoorbeeld instellen dat een opslag van 50% geldt voor ‘college’ en een opslag van 100% voor ‘BPV-begeleiding’. De percentages kunnen variëren per medewerker. Mocht je niet met automatische percentages willen werken, laat dan alles op 0 staan. Vul de voor- en nazorg dan handmatig in per opleiding.



Wijzigen inzetbare uren op sectorniveau
Tot nu toe was 1 fte altijd standaard 1659 uur. Dit betekent ook dat alle werkzaamheden binnen de 1659 uur in kaart moeten worden gebracht. In sommige gevallen is het makkelijk om te rekenen met 1493 uur (dit is 1659 min 10% scholing) of bijvoorbeeld 1200 uur (onderwijstijd). Je kunt dan bereken hoeveel fte’s je nodig hebt om een bepaald programma uit te voeren, zonder dat je alle activiteiten in kaart hoeft te brengen.

Voorbeeld:
Stel je gaat uit van 1200 inzetbare uren voor een docent. Voor een bepaalde opleiding heb je 3600 uur nodig voor contacttijd inclusief voor- en nazorg.
–> 3600/1200 = 3 fte nodig voor deze opleiding.
–> 3 fte = 1659 x 3 = 4977 uur beschikbaar
–> 3600 voor contacttijd inclusief voor- en nazorg en 1377 uur over voor taken en scholing.
Deze 1377 uur vul je dan niet in als activiteiten in de Onderwijscalculator. Je gaat er vanuit dat de 1377 afdoende is om alle taken van deze 3 fte uit te voeren.

Houd ook rekening met het uurtarief. Was het uurtarief bijvoorbeeld € 65.000/ 1659 uur = € 39,18, bij 1200 uur wordt het uurtarief € 65.000/ 1200 uur = € 54,17.

Gebruik deze optie alleen als je goed snapt wat hij doet. Laat anders het aantal inzetbare uren op 1659 uur staan.


Nieuwe rapporten
Op teamniveau is een ‘totaalrapportage alle activiteiten’ toegevoegd. In dit rapport zijn alle activiteiten binnen een team opgenomen. Met behulp van dit rapport is nu ook zichtbaar hoeveel tijd binnen een team wordt besteed aan BPV-begeleiding, coaching etc.

Op opleidingsniveau is een ‘urenrapportage primair proces (IIVO)’ toegevoegd. In dit rapport zijn ‘primaire activiteitensoorten’ bij elkaar opgeteld, waardoor je kunt zien hoeveel tijd in totaal een deelnemer bijvoorbeeld instructie heeft. In de ‘kostenrapportage primair proces’ was dit ook al zichtbaar. Alleen zijn alle activiteiten daar uitgesplitst. Dus een deelnemer kan vijf verschillende instructiebijeenkomsten hebben. Deze zijn in de kostenrapportage primair proces allemaal zichtbaar. In de urenrapportage zijn ze bij elkaar opgeteld.



Overige aanpassingen
Naast deze grotere wijzigingen is ook een aantal kleinere wijzigen gedaan.

  • De Onderwijscalculator werkt nu ook goed in Safari, Chrome en de laatste versies van Firefox en Internet Explorer
  • Een activiteit in een leerjaar kan naar boven en beneden worden verplaatst
  • De rapport-afdrukken zijn rechts uitgelijnd
  • Gebruikers hebben niet meer automatisch toegang tot alle begrotingsjaren
  • Uren per deelnemer is opgenomen in de ‘opleidingsvergelijkingsrapportage’
  • Fte’s worden berekend in ‘detailrapportages’
  • De gele meldingbalk is iets naar beneden verplaatst
  • De prijs per uur per deelnemer heeft decimalen.